每到年底，数夫的售后服务工程师都很忙，因为公司规定，年底必须对的自己服务的客户进行一次ERP使用状况体检，并且要上报给企业老板。笔者刚好参加了对一家企业的体检。这不查没感觉，一查吓一跳。这家企业存在的问题还真多。笔者下面将这家企业的业务做一个简单的介绍，然后再将它们存在的问题做一下分析。各位读者可以看看，自己企业是否存在这样的问题。
企业业务背景：
笔者评估的这家企业，是一家台资企业。其主要从事实木家具的销售，业务形态主要是外销。从业务的性质来看，是接单型的生产。接单客户订单后，从国内购买材料，然后进行生产和包装，再出口。广东作为中国家具出口的大省，这种业务形态的企业还是很多的。故笔者选这样一个企业进行ERP项目的体检，具有很大的借鉴性。
问题一：成品编码直接使用客户的编码，只有符合行业的业务才是选型的关健部分之一。现阶段国内外ERP厂商提供的产品各式不一样，针对不同的行业提出了不同的解决方案但并不完整。“术业有专攻”，虽然ERP厂商大肆宣传ERP可以满足不码各种各样，在企业ERP系统中成品的编码也是多种多样。这不利于企业后续信息的管理。如可能不同的客户之间编号有重复的情况，这是系统所不允许的。
应对措施：
企业之所以要采用客户的编码，这主要是考虑到，企业在输入订单、产品出货等多种单据上，都需要使用客户的编码。如果使用自己的编码的话，管理起来不方便。笔者认为这种考虑有一定的道理，但是不全面。毕竟这只涉及到少量的用户。而企业内部的采购、生产等部门，都希望有一个统一的编码规则，以方便他们记忆。
在ERP系统中，针对这种情况其实都有现成的解决方案。笔者建议，对于所有的成品，企业要根据自己公司的实际情况，设置一个公司内部的编码原则。在另一个地方建立‘“厂内外编码对照表”，这里，用户可以将客户的编号在这个字段中输入。然后在输入销售订单或出货时，即可以按客户的编号来输入、也可以按公司自己的编号来输。打印PI及Invoice表单时，可以直接打印客户的编码。
问题二：销售订单号码采用客户的订单号码这家企业，内部的销售订单与客户的订单是一一对应的。为了方便起见，他们在销售订单编码时，直接采用了客户订单的编码。在数据量比较少的时候，这种编码方式并不见得有什么不妥。可是两三年过去之后，问题就出现了。由于客户的数量比较多，为此订单号码就稀奇古怪。销售部门、采购部门、生产部门、出货部门、销售部门等相关人员在沟通时，就非常的麻烦。在传递单据信息时，总需要随身带个本子。这对于相互之间的沟通非常不利。
应对措施：
笔者建议，公司内部的单据需要有自己的编码原则。这不仅仅是沟通上的需要，也是管理上的需要。如出于审计方面的要求，企业内部单据，如销售订单，最好有连续的编号。这在后续企业内部审计时，能够帮助管理者是否有多计或者少计销售收入。
至于客户的订单号码，在系统中也可以解决。如在销售订单上，可以显示客户的订单号码。然后在出货时，可以通过销售订单转出货单作业，将客户的出货单号带到出货单上。这么做的话，即能够满足企业日常办公的需要，也能够满足客户管理上的要求。
