每到年底，数夫的售后服务工程师都很忙，因为公司规定，年底必须对的自己服务的客户进行一次ERP使用状况体检，并且要上报给企业老板。笔者刚好参加了对一家企业的体检。这不查没感觉，一查吓一跳。这家企业存在的问题还真多。笔者下面将这家企业的业务做一个简单的介绍，然后再将它们存在的问题做一下分析。各位读者可以看看，自己企业是否存在这样的问题。
问题三：手工采购订单脱离了与销售订单的关联接单型的生产企业，在采购环节中，很重要的一个特点就是大部分物料都是根据销售订单来采购。即采购订单与销售订单之间也有很直接的关联。此时就可以根据销售订单去追踪物料的到料情况，并安排相关的生产计划。这本来是一种很好的管理途径。但是在实际工作中，由于手工订单的存在，导致采购订单与销售订单之间脱离了关系。
当销售订单与采购订单之间的链条断掉时，在管理上就会出现种种问题。如无法准确统计销售订单的采购成本、无法根据销售订单来追踪物料等等。应对措施：
企业用户为什么在系统中要开手工采购订单呢？这有很多种原因。不同的原因需要采用不同的解决方式。笔者这里举两个比较典型的例子。各位读者可以举一反三，找到合适自己的解决方案。
一是采购分单导致的手工采购订单。如现在某个原材料，数量比较多，假设有十万套。此时如果交给一个供应商来进行生产，交期上可能来不及。此时采购就会考虑将这个原材料分别下给两家以上的供应商。可是从销售订单-请够单-采购单这个链条中，其默认都只是下给一家供应商。用户在操作时，是先更改采购订单的数量，然后将剩余的材料再手工开单，下给另外一家供应商。这就是问题的症结所在。针对这种情况，笔者的建议是，可以再跑一次请购单到采购单的作业。在采购订单上更改数量并审核之后，请购单上的请购数量与采购数量就对不上。
此时就可以让系统再走一次请购转采购的流程，让系统再将剩余的数量自动生成一张采购订单，这也就是说，一张请购单对应多张采购订单。其实这么操作工作量并不没有增加。因为采购订单不需要手工下，系统仍然可以自动生成。而保证了销售订单与采购订单之间的链条关系。
二是采购订单作废导致的手工订单。在实际工作中，由于种种的原因，采购订单会有作废的情况。如供应商不能够按时交满所有的货物或者质量不令人满意，此时采购订单就会有作废或者部分作废的情况。用户在操作时，他们会将作废的数量，通过手工开单的形式交给其他供应商生产。这也是导致手工订单存在的一个原因。针对这种情况，其实解决起来也并不难。用户可以先将原有的采购订单作废（如果只有采购订单中的某一项物料有问题，可以将采购订单行单项作废）或者重新打开采购订单（只要没有交货，用户就可以直接对采购订单撤销审核，然后更改供应商）。如果采取作废的形式，那么在物料申购单上其申请的数量与采购的数量就会不一致，用户可以重新走一次流程，来生成采购订单。这么操作就可以保障销售订单与重新下的采购订单之间的关联，从而方便后续物料的追踪动作。
另外在实际工作中，由于新供应商没有及时审核（新供应商可能要多个部门审核后才能录入到系统中）、价格的限制（采购订单价格有最高的限制，而供应商不同意这个价格，正在协商）等原因，也会造成手工订单的情况。这些内容主要是管理流程上的问题，光靠系统还很难解决。总之，实施顾问在维护采购订单时，要做到无单采购的限制。在ERP系统运行到一定的阶段，这个控制还是做的到的。执行无单采购的限制之后，就能够有效的解决销售订单与采购订单脱节的问题。
